Fax in der Arztpraxis — warum es nicht mehr ist, was es einmal war

Moderne Faxgeräte sind meist E-Mail-Gateways. Was daraus für Art. 32 DSGVO folgt, was im Alltag hilft und welche Wege es stattdessen gibt.

Die kurze Antwort

Ein Faxverbot gibt es nicht. Aber die Annahme, Fax sei sicher, stammt aus einer Zeit, in der zwei Geräte über eine durchgeschaltete Telefonleitung miteinander sprachen. Heute laufen Faxe überwiegend über E-Mail-Gateways und werden dabei unverschlüsselt übertragen. Damit ist Fax für Gesundheitsdaten eine Abwägungsfrage nach Art. 32 DSGVO — und keine Selbstverständlichkeit mehr.

Was sich technisch geändert hat

Klassisch war Fax eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung im Telefonnetz. Diese Netze sind weitgehend abgeschaltet. Was heute „Fax“ heißt, ist in aller Regel:

ein Gerät, das die Seite in eine Datei wandelt und per E-Mail an einen Dienstleister schickt,
ein Dienstleister, der sie über das Internet weiterleitet und beim Empfänger wieder in ein Fax verwandelt,
ein Empfänger, bei dem sie häufig als PDF im Postfach landet.

Auf diesem Weg gibt es mindestens einen Dienstleister, der die Inhalte sehen kann, und mindestens eine Strecke ohne Verschlüsselung. Genau das ist der Unterschied zu früher.

Was daraus rechtlich folgt

Art. 32 DSGVO verlangt Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO; das Schutzniveau ist entsprechend hoch.

Daraus folgt kein Verbot, sondern eine Pflicht zur Entscheidung: Wer Gesundheitsdaten per Fax versendet, muss begründen können, warum das im konkreten Fall angemessen ist — und welche zusätzlichen Maßnahmen er ergriffen hat. Diese Abwägung gehört dokumentiert; sie ist Teil der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Kommt ein Fax beim falschen Empfänger an, ist das eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten — mit allem, was daran hängt: 72-Stunden-Frist, Meldung, Dokumentation. Siehe Datenpanne in der Praxis.

Was im Alltag hilft, solange Fax benutzt wird

Nicht tippen, sondern auswählen. Die häufigste Panne ist der Zahlendreher. Hinterlegte Kurzwahlen für regelmäßige Empfänger beseitigen die Fehlerquelle vollständig.
Pseudonymisieren, wo es geht. Ein Laborauftrag braucht oft keinen Klarnamen, sondern eine Patienten-Kennung. Was nicht mitfährt, kann auch nicht falsch ankommen.
Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Befunden. Vor dem Senden liest eine zweite Person die Nummer vor.
Nur so viel senden wie nötig. Nicht die ganze Akte, sondern das angeforderte Blatt.
Empfangsgerät nicht öffentlich aufstellen. Ein Faxgerät im Gang ist ein Postfach ohne Klappe.
Sendeberichte aufbewahren — sie sind im Zweifel der Nachweis, wohin etwas ging.

Welche Wege es stattdessen gibt

Weg	Wofür er taugt
KIM (Kommunikation im Medizinwesen)	Der vorgesehene Weg für Arztbriefe und Befunde zwischen Leistungserbringern über die Telematikinfrastruktur — Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Aufbewahrungsrelevante KIM-Nachweise gehören zur Behandlungsdokumentation.
TI-Messenger	Für die kurze Rückfrage zwischen Praxen, wo ein Arztbrief zu schwer wäre.
Verschlüsselte E-Mail	Möglich, wenn beide Seiten es können. Ohne Verschlüsselung hat E-Mail dasselbe Problem wie Fax, nur ohne dessen guten Ruf.
Post	Langsam, aber für einzelne sensible Unterlagen an Patienten oft der unaufgeregteste Weg.
Persönliche Übergabe	Für Befunde an Patientinnen und Patienten in der Praxis — nach Identitätsprüfung.

Für den Weg zum Patienten gilt zusätzlich: Der Wunsch der Patientin oder des Patienten ist zu beachten, aber er ersetzt nicht die eigene Prüfung, ob der Weg angemessen ist.

Diese Pflichten nachhalten statt im Kopf behalten

Custodio führt Fristen, Nachweise und Meldewege für Arztpraxen an einer Stelle — mit Erinnerung, bevor etwas abläuft.

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Häufige Fragen zu fax in der arztpraxis

Ist Fax in der Arztpraxis verboten?

Nein. Es gibt kein Faxverbot. Art. 32 DSGVO verlangt aber Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind — und weil Faxe heute überwiegend über E-Mail-Gateways unverschlüsselt übertragen werden, ist der Versand von Gesundheitsdaten per Fax eine Abwägung, die begründet und dokumentiert sein muss.

Warum gilt Fax heute als unsicherer als früher?

Weil moderne Faxgeräte oft E-Mail-Fax-Gateways nutzen und Daten unverschlüsselt übertragen. Die klassische Punkt-zu-Punkt-Verbindung im Telefonnetz, auf der der gute Ruf des Faxes beruht, gibt es so meist nicht mehr.

Was tun, wenn ein Fax beim falschen Empfänger gelandet ist?

Das ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Die 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO läuft ab Kenntnis; die Dokumentationspflicht nach Art. 33 Abs. 5 gilt auch dann, wenn nicht gemeldet wird.

Welche Alternative ist für Arztbriefe vorgesehen?

KIM — Kommunikation im Medizinwesen über die Telematikinfrastruktur. Für kurze Rückfragen zwischen Praxen kommt der TI-Messenger in Betracht.

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Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.