Die kurze Antwort: automatisieren lässt sich das Nachhalten. Die Bewertung bleibt Handarbeit. Wer das umdreht, bekommt eine Dokumentation, die vollständig aussieht und im Ernstfall nichts trägt.
Datenschutz besteht aus zwei sehr verschiedenen Tätigkeiten. Die eine ist Beurteilen: Auf welche Rechtsgrundlage stütze ich diese Verarbeitung? Trägt meine Interessenabwägung? Muss diese Panne gemeldet werden? Die andere ist Nachhalten: Läuft die Frist? Ist die Schulung nachgewiesen? Steht der Vertrag noch?
Das Beurteilen ist die anspruchsvolle Arbeit — und sie ist selten das Problem. Verloren geht der Datenschutz fast immer am Nachhalten: eine Frist, an die niemand mehr denkt; ein Vertrag, der abgelaufen ist; eine Schulung, die stattfand, für die es aber keinen Nachweis gibt. Genau dieser Teil lässt sich an eine Maschine abgeben, und nur dieser.
| Pflicht | Was die Maschine übernimmt | Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|
| Löschfristen Art. 17 DSGVO | Läufe erkennen abgelaufene Fristen, stoßen die Löschung an und legen das Löschprotokoll ab. | Welche Frist für welche Verarbeitung gilt, legen Sie fest — gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor. |
| Auftragsverarbeitung Art. 28 DSGVO | Laufzeiten werden überwacht, der Ablauf wird rechtzeitig gemeldet. | Ob der Vertrag inhaltlich genügt und der Dienstleister geeignet ist, prüfen Sie. |
| Einwilligungen Art. 7 DSGVO | Erneuerungsbedarf wird erkannt und angemahnt. | Zweck, Formulierung und Freiwilligkeit bleiben Ihre Entscheidung. |
| Schulungsnachweise Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO | Kurse werden zugewiesen, Erinnerungen verschickt, Abläufe gemeldet, Zertifikate abgelegt. | Wer geschult werden muss und was im Haus zusätzlich nötig ist, bestimmen Sie. |
| Datenpanne Art. 33 DSGVO | Die 72-Stunden-Frist läuft ab der Kenntnisnahme mit, Eskalationen werden ausgelöst. | Ob überhaupt zu melden ist, ist eine Risikoabwägung — die trifft ein Mensch. |
| Rechenschaftspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO | Tages-, Monats- und Jahresbericht entstehen aus dem, was tatsächlich dokumentiert wurde. | Was der Bericht bedeutet und welche Lücke zuerst geschlossen wird, lesen Sie heraus. |
| Rechtsänderungen — | Ein Radar meldet Änderungen an den überwachten Normen. | Was eine Änderung für Ihre Verarbeitungen heißt, bleibt Auslegung. |
Die folgenden Entscheidungen sind Abwägungen. Ein Werkzeug kann sie anstoßen, vorstrukturieren und festhalten, dass sie getroffen wurden — treffen muss sie ein Mensch.
Ob eine Verarbeitung auf Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse gestützt wird, ist eine juristische Entscheidung mit Folgen für Betroffenenrechte, Widerruflichkeit und Dokumentation.
Das berechtigte Interesse muss gegen die Interessen der betroffenen Person abgewogen werden. Eine Abwägung ist kein Rechenweg.
Ob eine Verarbeitung „voraussichtlich ein hohes Risiko“ hat, lässt sich anstoßen und strukturieren, aber nicht ausrechnen. Ein Werkzeug kann fragen; antworten müssen Sie.
„Dem Risiko angemessen“ ist ein Maßstab, kein Schwellwert. Was in einer Zahnarztpraxis genügt, genügt in einem Labor nicht.
Die Frist lässt sich überwachen, die Entscheidung nicht abnehmen: ob ein Risiko für die Rechte und Freiheiten besteht, ist eine Einschätzung des Einzelfalls.
„Automatisiert" steht auf jeder Produktseite. Vier Fragen trennen die Behauptung von der Sache:
Custodio führt 45 verschiedene geplante Läufe — Fristenprüfungen, Schulungserinnerungen, Ablaufwarnungen für Auftragsverarbeitungsverträge, Löschprotokolle, Berichte, Sicherungen, ein Radar für Rechtsänderungen. Sie laufen nachts und tragen ihr Ergebnis dorthin ein, wo es hingehört.
Wichtiger als ihre Zahl ist die zweite Hälfte: eine Betriebswache liest täglich aus, ob jeder Lauf tatsächlich durchgekommen ist, und meldet es, wenn einer schweigt. Diesen Teil haben wir gebaut, nachdem eine eigene Prüfung gezeigt hatte, dass ein Teil der Läufe Fehler still abfing und trotzdem „erfolgreich" meldete. Ein Automatismus ohne Wache über den Automatismus ist ein Versprechen ohne Deckung.
Was Custodio nicht tut: Es beurteilt keine Verarbeitung, wählt keine Rechtsgrundlage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Es sorgt dafür, dass die Entscheidungen, die Sie treffen, dokumentiert sind und nachgehalten werden.
In einem Gespräch gehen wir durch, welche Ihrer Pflichten heute von Hand nachgehalten werden und welche davon eine Maschine übernehmen kann. Ohne Verkaufsdruck und ohne Verpflichtung.
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Automatisieren lässt sich das Nachhalten: Löschfristen überwachen, den Ablauf von Auftragsverarbeitungsverträgen melden, Schulungen zuweisen und an sie erinnern, die 72-Stunden-Frist nach einer Datenpanne mitlaufen lassen und aus dem Dokumentierten Berichte erzeugen. Nicht automatisieren lässt sich die Bewertung — welche Rechtsgrundlage greift, ob eine Interessenabwägung trägt, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist und ob eine Panne gemeldet werden muss.
Nein. Ein Werkzeug bereitet Entscheidungen vor und hält nach, dass sie getroffen und dokumentiert werden. Die Entscheidung selbst ist eine Abwägung, und Abwägungen trifft ein Mensch. Wer das umdreht, bekommt eine Dokumentation, die vollständig aussieht und im Ernstfall nichts trägt.
An vier Fragen: Erzeugt sie Nachweise aus echten Daten oder füllt sie nur Textbausteine? Meldet sie, wenn ein Lauf ausfällt — oder schweigt sie dann? Können Sie sehen, wann ein Lauf zuletzt erfolgreich war? Und bekommen Sie Ihre Daten vollständig wieder heraus? Ein nächtlicher Lauf, der scheitert und nichts sagt, ist schlimmer als gar keiner: er erzeugt das Gefühl, es sei erledigt.
Eine seriöse Zahl dafür gibt es nicht — sie hängt davon ab, wie viel heute überhaupt nachgehalten wird. Verlässlich ist etwas anderes: Fristen, die eine Maschine überwacht, werden nicht vergessen, und ein Nachweis, der beim Dokumentieren entsteht, muss vor einer Prüfung nicht rekonstruiert werden. Der Gewinn liegt weniger in gesparten Stunden als darin, dass nichts liegen bleibt.
Stand: September 2026. Diese Seite erläutert den Umgang mit Datenschutzpflichten und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.