Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO

Version 2.0 | Fassung Oktober 2026

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV“) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich aus der Nutzung der Compliance-Software Custodio (nachfolgend „Plattform“) ergeben. Die Plattform wird als Software-as-a-Service (SaaS) vom Auftragnehmer bereitgestellt und ermöglicht dem Auftraggeber die digitale Verwaltung von Datenschutz-, Compliance- und IT-Sicherheitsanforderungen.

Sämtliche in diesem Vertrag beschriebenen Verpflichtungen finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Nutzung der Plattform in Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen bzw. kommen können.

Hinweis Art. 9 DSGVO: Die Verarbeitung kann besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen (Gesundheits-/Patientendaten), sofern der Auftraggeber solche Daten in die Plattform eingibt. In diesem Fall unterliegt der Auftragnehmer den verschärften Anforderungen des Art. 9 Abs. 2 i.V.m. Art. 32 DSGVO sowie ggf. der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB.

Vertragsparteien

Zwischen

[Name und Anschrift des Kunden]
[Straße, PLZ Ort]
Vertreten durch: [Geschäftsführer/Inhaber]

— nachfolgend „Auftraggeber“ (Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO) —

und

NordPrax GmbH
Rudower Chaussee 29, 12489 Berlin
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 239739 B
E-Mail: info@custodio-compliance.de

— nachfolgend „Auftragnehmer“ (Auftragsverarbeiter gem. Art. 4 Nr. 8 DSGVO) —

§ 1 Definitionen

Es gelten die Begriffsbestimmungen entsprechend Art. 4 DSGVO, § 2 GeschGehG und § 2 TDDDG sowie das jeweils anwendbare Landesdatenschutzgesetz. Sollten sich widersprechende Darstellungen ergeben, gelten die Definitionen in der Rangfolge DSGVO, Bundesrecht, Landesrecht. Weiterhin gelten folgende Begriffsbestimmungen:

  1. Anonymisierung: Prozess, bei dem personenbezogene Daten unumkehrbar so verändert werden, dass sich die betroffene Person danach weder direkt noch indirekt identifizieren lässt (DIN EN ISO 25237).
  2. Plattform: Die vom Auftragnehmer betriebene SaaS-Anwendung „Custodio“ zur Verwaltung von Datenschutz-, Compliance- und IT-Sicherheitsprozessen, einschließlich aller zugehörigen Module (DSE-Generator, AVV-Generator, VVT, TOM etc.).
  3. Unterauftragnehmer: Vom Auftragnehmer beauftragter Leistungserbringer, dessen Dienstleistung der Auftragnehmer zur Erbringung der in diesem Vertrag beschriebenen Leistungen gegenüber dem Auftraggeber benötigt.
  4. Verarbeitung im Auftrag: Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers.
  5. Weisung: Die auf einen bestimmten datenschutzmäßigen Umgang (z. B. Anonymisierung, Sperrung, Löschung, Herausgabe) des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten gerichtete schriftliche Anordnung des Auftraggebers. Die Weisungen werden anfänglich durch diesen AVV festgelegt und können danach in schriftlicher Form geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung).
  6. KI-Funktionen: KI-Funktionen sind auf der Plattform nicht freigeschaltet; es findet keine KI-Verarbeitung von Daten des Auftraggebers statt. Vor einer Freischaltung wird dieser AVV ergänzt.

§ 2 Gegenstand des Auftrags

Gegenstand der Vereinbarung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber in dessen Auftrag und nach dessen Weisung im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform Custodio (nachstehend „Hauptvertrag“).

BezeichnungDetails
Verarbeitungszweck Bereitstellung und Betrieb der SaaS-Plattform Custodio für Datenschutz-Management, Compliance-Dokumentation, Verarbeitungsverzeichnisse, AVV-Generierung, DSE-Generierung, TOM-Verwaltung, Auftragsverarbeiter-Verwaltung, Schulungsverwaltung (LMS).
DatenkategorienDetails
Kontaktdaten Name, E-Mail, Telefon, Anschrift von Ansprechpartnern des Auftraggebers
Firmendaten Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer, Steuer-ID, Branche
Compliance-Daten Verarbeitungsverzeichnisse, TOM-Dokumentation, DSE-Texte, AVV-Entwürfe, Schulungsnachweise, Audit-Ergebnisse, Risikobewertungen
Beschäftigtendaten Namen, E-Mail-Adressen, Schulungsstatus und Zertifikate von Mitarbeitern des Auftraggebers (soweit in die Plattform eingegeben)
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) Ggf. Gesundheitsdaten / Patientendaten, sofern der Auftraggeber solche Daten in die Plattform eingibt (z. B. im Rahmen der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten einer Arztpraxis). Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 BDSG.
Betroffene PersonenkreiseDetails
Bei den Betroffenen handelt es sich um: Kunden des Auftraggebers, Beschäftigte des Auftraggebers, Patienten des Auftraggebers (sofern Gesundheits-/Arztpraxisdaten verarbeitet werden), Geschäftspartner und Kontakte des Auftraggebers, Auftragsverarbeiter des Auftraggebers
Art der VerarbeitungDetails
Tätigkeiten gem. Art. 4 Nr. 2 DSGVO: Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung (Export-Funktionen), Abgleichen, Einschränken, Löschen oder Vernichten.

§ 3 Verantwortlichkeiten

  1. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich („Verantwortlicher“ im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
  2. Der Auftraggeber bestimmt Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Plattform. Er trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Integrität, Zweckbindung und Rechtsgrundlage der eingegebenen Daten.
  3. Auftraggeber sowie Auftragnehmer müssen gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, sind auf das Datengeheimnis zu verpflichten und über ihre Datenschutzpflichten zu belehren. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.
  4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer sind bezüglich der zu verarbeitenden Daten für die Einhaltung der jeweils für sie einschlägigen Datenschutzgesetze verantwortlich.

§ 4 Dauer des Auftrags

  1. Die Dauer des Auftrags richtet sich nach der Laufzeit des Nutzungsvertrages (Hauptvertrag) für die Plattform Custodio, sofern sich aus den Bestimmungen dieses AVV nicht etwas anderes ergibt.
  2. Es ist den Vertragspartnern bewusst, dass ohne Vorliegen eines gültigen AVV keine (weitere) Auftragsverarbeitung durchgeführt werden darf.
  3. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer schwerwiegend gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrages verstößt und trotz schriftlicher Abmahnung keine Abhilfe schafft.
  4. Kündigungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (E-Mail genügt).

§ 5 Weisungsbefugnis des Auftraggebers

  1. Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers. Ausgenommen hiervon sind Sachverhalte, in denen dem Auftragnehmer eine Verarbeitung aus zwingenden rechtlichen Gründen auferlegt wird. Der Auftragnehmer unterrichtet, soweit ihm möglich, in derartigen Situationen den Auftraggeber vor Beginn der Verarbeitung über die entsprechenden rechtlichen Anforderungen.
  2. Der Auftraggeber behält sich ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann.
  3. Die Weisungen des Auftraggebers werden dokumentiert und in Textform (E-Mail genügt) erteilt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
  4. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind von der Weisungsbefugnis des Auftraggebers gedeckt und entsprechend zu dokumentieren.
  5. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Er ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

§ 6 Leistungsort

  1. Der Auftragnehmer erbringt die vertraglichen Leistungen ausschließlich in Deutschland. Die Plattform Custodio wird auf einem dedizierten Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg gehostet.
  2. Etwaige Unterauftragnehmer erbringen die sie betreffenden Leistungen in der Europäischen Union (EU) oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).
  3. Der Auftraggeber wird über Änderungen des Leistungsorts mindestens 60 Tage im Voraus schriftlich informiert.
Zusammenfassung Datenstandort: Alle personenbezogenen Daten verbleiben auf Servern in Deutschland.

§ 7 Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen.
  2. Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der Daten des Auftraggebers vor Missbrauch und Verlust treffen (siehe Anlage 2 – TOM). Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber mitzuteilen.
  3. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Wunsch ein aussagekräftiges und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Plattform zur Verfügung.
  4. Der Auftragnehmer führt für die Verarbeitung ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Art. 30 Abs. 2 DSGVO und stellt es dem Auftraggeber sowie auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung.
  5. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei allen sich aus Art. 32 bis 36 DSGVO ergebenden Verpflichtungen des Verantwortlichen mit allen ihm zur Verfügung stehenden Informationen, einschließlich einer ggf. erforderlichen Vorabkonsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 36 DSGVO).
  6. Vertraulichkeit: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Betriebsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftraggebers vertraulich zu behandeln. Diese Pflicht gilt auch nach Beendigung des Vertrages. Alle Personen des Auftragnehmers sind auf § 53 BDSG und § 203 StGB (soweit anwendbar) zu verpflichten.
  7. Meldepflichten: Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich bei Verstößen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die in diesem AVV getroffenen Festlegungen. Erstmeldung spätestens binnen 24 Stunden nach Kenntniserlangung. Die Meldung enthält mindestens: Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien, ungefähre Anzahl Betroffener, Zeitpunkt, voraussichtliche Folgen, ergriffene Sofortmaßnahmen.
  8. Datenschutzbeauftragter: Der Auftragnehmer hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten ist dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung der Anforderungen des Art. 38 DSGVO.
  9. Schulung: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 29 DSGVO) und regelmäßig – mindestens einmal jährlich – datenschutzrechtlich geschult werden. Schulungsnachweise sind auf Anfrage vorzulegen.
  10. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner Daten wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich, spätestens binnen 3 Werktagen, an den Auftraggeber weiterleiten.
  11. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen durch Aufsichtsbehörden oder falls eine Aufsichtsbehörde beim Auftragnehmer ermittelt.
  12. Der Auftragnehmer verwendet die überlassenen Daten für keine anderen Zwecke als die der Vertragserfüllung. Insbesondere werden Kundendaten nicht für KI-Modelltraining verwendet.
  13. Die Erfüllung der vorgenannten Pflichten ist vom Auftragnehmer zu kontrollieren, zu dokumentieren und in geeigneter Weise gegenüber dem Auftraggeber auf Anforderung nachzuweisen. Eigene Nachweise des Auftragnehmers (AVV-Abschluss, Weisungen, Löschnachweis) sind mindestens 3 Jahre nach Vertragsende aufzubewahren; Inhalte des Auftraggebers sind darin nicht enthalten.

§ 8 Fernzugriff und Wartung

Für die Durchführung von Wartungsarbeiten an der Plattform sowie technischen Support gelten ergänzend folgende Rechte und Pflichten:
  1. Wartungsarbeiten an der Plattform (Updates, Patches, Datenbankwartung) werden vom Auftragnehmer im Rahmen des normalen SaaS-Betriebs durchgeführt. Der Auftragnehmer minimiert dabei den Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers.
  2. Der Auftragnehmer greift auf Kundendaten nur zur Störungsbehebung oder auf Weisung des Auftraggebers zu. Supportzugriffe auf individuelle Kundendaten erfolgen nur mit Zustimmung des Auftraggebers.
  3. Wartungs- und Supportzugriffe werden protokolliert.
  4. Der Auftragnehmer verwendet angemessene Identifizierungs- und Verschlüsselungsverfahren (mindestens TLS 1.2, bevorzugt TLS 1.3, SSH mit Schlüssel oder Passwort, abgesichert durch fail2ban).
  5. Wartungen mit spürbarer Unterbrechung werden dem Auftraggeber mindestens 2 Werktage im Voraus angekündigt. Kurze Neustarts bei Aktualisierungen (in der Regel unter fünf Minuten) und dringende Sicherheitsaktualisierungen erfolgen ohne Ankündigung.
  6. Die Wartungsprotokolle werden dem Auftraggeber auf Anfrage binnen 48 Stunden bereitgestellt.

§ 9 Datenübermittlung in Drittländer (Art. 44–49 DSGVO)

  1. Kerninfrastruktur: Die gesamte Kerninfrastruktur der Plattform (Anwendungsserver, Datenbank, Dateispeicher) befindet sich ausschließlich in Deutschland (dedizierter Server der Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Nürnberg).
  2. E-Mail-Versand: Transaktionale E-Mails werden über den Mailserver der Hetzner Online GmbH in Deutschland versendet. E-Mail-Inhalte enthalten keine Compliance- oder Gesundheitsdaten.
  3. Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden nicht in Drittländer übermittelt.
  4. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass ein dem EU-Datenschutzniveau gleichwertiges Schutzniveau gewährleistet wird. Er informiert den Auftraggeber unverzüglich über wesentliche Änderungen (z. B. Entscheidungen ausländischer Behörden). In diesem Fall hat der Auftraggeber das Recht, die Datenverarbeitung zu suspendieren.

§ 10 Pflichten des Auftraggebers

  1. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.
  2. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Nutzung der Plattform Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
  3. Der Auftraggeber ist hinsichtlich der in die Plattform eingegebenen Daten datenschutzrechtlich verantwortlich und hat die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO.
  4. Dem Auftraggeber obliegen die aus Art. 33, 34 DSGVO resultierenden Informationspflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde bzw. den von einer Verletzung betroffenen Personen.
  5. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Betriebsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln.
  6. Der Auftraggeber stellt sicher, dass er über eine gültige Rechtsgrundlage (Art. 6, ggf. Art. 9 DSGVO) für die in die Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten verfügt.
  7. Der Auftraggeber ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten (Passwörter, MFA-Token) zur Plattform verantwortlich und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten.

§ 11 Kontrollrechte des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Hierfür kann er insbesondere heranziehen: datenschutzspezifische Zertifizierungen (z. B. ISO 27001), schriftliche Selbstauskünfte des Auftragnehmers, Testate eines Sachverständigen oder Vor-Ort-Überprüfungen nach rechtzeitiger Anmeldung zu den üblichen Geschäftszeiten.
  2. Überprüfungen sind in der Regel mindestens 14 Tage vorher anzumelden, sofern nicht eine Kontrolle ohne vorherige Anmeldung erforderlich erscheint.
  3. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf schriftliche Anforderung innerhalb von 10 Werktagen alle Auskünfte zu geben, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind.
  4. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
  5. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber jährlich einen zusammenfassenden Bericht über die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM-Report) zur Verfügung.

§ 12 Löschung und Rückgabe von Daten

  1. Während der laufenden Beauftragung berichtigt, löscht oder sperrt der Auftragnehmer die vertragsgegenständlichen Daten nur auf Anweisung des Auftraggebers.
  2. Der Auftraggeber kann jederzeit über die Plattform einen vollständigen Datenexport seiner Daten in maschinenlesbarem Format durchführen (Einstellungen → Datenexport). Das Archiv enthält jeden Datensatz als JSON, alle hochgeladenen Dateien im Originalzustand sowie ein Verzeichnis mit Tabellen- und Datensatzzahlen zum Nachprüfen. Nicht enthalten sind Zugangsmittel (Passwörter, Zwei-Faktor-Geheimnisse, Token). Dokumente stehen zusätzlich als PDF- und HTML-Paket bereit.
  3. Nach Beendigung des Hauptvertrages hat der Auftraggeber eine Frist von 30 Tagen, um sämtliche Daten zu exportieren. Der Auftragnehmer unterstützt bei Bedarf beim Export.
  4. Nach Ablauf der 30-Tage-Exportfrist werden sämtliche personenbezogenen Daten des Auftraggebers unwiderruflich aus den Produktivsystemen gelöscht. Sicherungskopien unterliegen einem technischen Rotationszeitraum: stündliche Sicherungen werden nach 48 Stunden, tägliche Sicherungen nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Die ausgelagerte Sicherung bei Hetzner rotiert mit 30 Tagen; spätestens 30 Tage nach der Produktivlöschung sind die Daten damit auch aus allen Sicherungen entfernt. Einzelne Datensätze können aus einer bestehenden Sicherung nicht isoliert entfernt werden. Das Löschprotokoll wird dem Auftraggeber auf Anforderung vorgelegt.
  5. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (z. B. § 147 AO, § 257 HGB). Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über alle anwendbaren Aufbewahrungsfristen.
  6. Eigene Nachweise des Auftragnehmers über die auftrags- und ordnungsgemäße Datenverarbeitung (AVV-Abschluss, Weisungen, Löschnachweis) bewahrt der Auftragnehmer über das Vertragsende hinaus mindestens 3 Jahre auf. Inhalte des Auftraggebers sind darin nicht enthalten.
  7. Für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme gilt zusätzlich die Anlage „Anbieterwechsel (Data Act)“.

§ 13 Unterauftragnehmer

  1. Der Auftragnehmer setzt die in Anlage 1 aufgeführten Unterauftragnehmer ein. Der Auftraggeber stimmt der Nutzung dieser Unterauftragnehmer mit Abschluss dieses AVV zu (Allgemeingenehmigung gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
  2. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Änderung (Hinzuziehung oder Austausch von Unterauftragnehmern) mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen. Der Auftraggeber hat das Recht, der beabsichtigten Änderung innerhalb dieser Frist zu widersprechen. Wird nach einem begründeten Widerspruch keine einvernehmliche Lösung gefunden, kann der Auftraggeber den Hauptvertrag und diesen AVV außerordentlich kündigen.
  3. Der Auftragnehmer muss Unterauftragnehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung hinsichtlich der Erfüllung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen gewissenhaft auswählen.
  4. Ist der Auftragnehmer befugt, Unterauftragnehmer in Anspruch zu nehmen, werden diesem im Wege eines Vertrages dieselben Pflichten auferlegt, die in dieser Vereinbarung festgelegt sind, insbesondere hinsichtlich Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).
  5. Kommt der Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftragnehmers.
  6. Durch schriftliche Aufforderung ist der Auftraggeber berechtigt, vom Auftragnehmer Auskunft über die datenschutzrelevanten Verpflichtungen des Unterauftragnehmers zu erhalten, erforderlichenfalls auch durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen.

§ 14 Haftung

  1. Auftraggeber und Auftragnehmer haften für den Schaden, der durch eine nicht der DSGVO entsprechende Verarbeitung verursacht wird, gemeinsam im Außenverhältnis gegenüber der jeweiligen betroffenen Person (Art. 82 Abs. 2 DSGVO).
  2. Der Auftragnehmer haftet ausschließlich für Schäden, die auf einer von ihm durchgeführten Verarbeitung beruhen, bei der er den aus der DSGVO resultierenden und speziell für Auftragsverarbeiter auferlegten Pflichten nicht nachgekommen ist oder er unter Nichtbeachtung der rechtmäßig erteilten Anweisungen des Auftraggebers gehandelt hat.
  3. Soweit der Auftraggeber zum Schadensersatz gegenüber dem Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff auf den Auftragnehmer vorbehalten (Art. 82 Abs. 5 DSGVO).
  4. Im Innenverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer haftet der Auftragnehmer für den durch eine Verarbeitung verursachten Schaden nur, wenn er seinen ihm speziell durch die DSGVO auferlegten Pflichten nicht nachgekommen ist oder gegen die rechtmäßig erteilten Anweisungen des Auftraggebers gehandelt hat.
  5. Weitergehende Haftungsansprüche nach den allgemeinen Gesetzen bleiben unberührt.

§ 15 Schlussbestimmungen

  1. Schriftformklausel: Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung und aller ihrer Bestandteile bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung. Das Schriftformerfordernis gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. E-Mail genügt der Schriftform.
  2. Salvatorische Klausel: Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise als unwirksam oder undurchführbar erweisen, bleiben die übrigen Vertragsbestimmungen und die Wirksamkeit des Vertrages im Ganzen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung soll die wirksame und durchführbare Bestimmung treten, die dem Sinn und Zweck der nichtigen Bestimmung möglichst nahekommt und dabei den Schutz der personenbezogenen Daten im Sinne dieses Vertrages am besten gewährleistet.
  3. Rechtswahl: Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  4. Gerichtsstand: Gerichtsstand ist Berlin, sofern gesetzlich zulässig.
  5. Vorrang: Im Falle von Widersprüchen zwischen diesem AVV und dem Hauptvertrag hat dieser AVV in datenschutzrechtlichen Fragen Vorrang.
  6. Ausfertigungen: Dieser Vertrag wird in zwei Ausfertigungen unterzeichnet; jede Partei erhält ein Original. Eine elektronische Unterzeichnung ist zulässig.

Auftraggeber
[Name des Kunden]
[Adresse]
(Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Ort, Datum, Unterschrift

Name in Druckbuchstaben: _____________________

Auftragnehmer
NordPrax GmbH
Rudower Chaussee 29, 12489 Berlin
(Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO)

Ort, Datum, Unterschrift

Name in Druckbuchstaben: _____________________

Anlage 1: Genehmigte Unterauftragnehmer (Sub-Auftragsverarbeiter)

Gemäß § 13 dieses Vertrages sind folgende Unterauftragnehmer bereits genehmigt. Jede Hinzuziehung weiterer Unterauftragnehmer bedarf der vorherigen Information des Auftraggebers mit mindestens 30 Tagen Vorlauffrist. Der Auftragnehmer bleibt dem Auftraggeber gegenüber für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen durch Unterauftragnehmer voll verantwortlich (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

Fassung: Oktober 2026 · Version: 2.0

Unterauftragnehmer Sitz / Land Leistung / Zweck Datenkategorien Drittland­transfer AVV / DPA
Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
Deutschland Dedizierter Server für die Plattform Custodio (Rechenzentrum Nürnberg), ausgelagerte Sicherung (Storage Box), Versand transaktionaler E-Mails Alle in § 2 genannten Datenkategorien Nein
RZ in DE
AVV vorhanden
Let’s Encrypt (ISRG)
Internet Security Research Group, USA
USA TLS-Zertifikate für die Transportverschlüsselung Keine Kundendaten (nur technische Angaben wie Domainnamen) Kein Personenbezug Nicht erforderlich
Ubiquiti Inc. (UniFi Cloud)
USA
USA Abruf der eigenen Geräteliste des Auftragnehmers für dessen Informationssicherheits-Management Keine Kundendaten Kein Personenbezug Nicht erforderlich

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Unterauftragnehmer mindestens denselben Datenschutzpflichten aufzuerlegen wie in diesem Vertrag vereinbart (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Kopien der mit Unterauftragnehmern geschlossenen AVV-/DPA-Vereinbarungen werden dem Auftraggeber auf Anfrage innerhalb von 5 Werktagen übermittelt. Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden nicht in Drittländer übermittelt. Dieselbe Liste steht unter /legal/subprozessoren.

Hinweis KI-Funktionen: KI-Funktionen sind nicht freigeschaltet. Vor einer Freischaltung wird dieser AVV ergänzt.

Anlage 2: Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO

Maßnahmen des Auftragnehmers (NordPrax GmbH) zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung für die Plattform Custodio.

Normative Grundlagen: Diese TOM-Anlage orientiert sich an ISO/IEC 27001:2022 (Annex A Controls), BSI IT-Grundschutz Kompendium 2023 (ORP, SYS, APP, NET, CON, OPS, DER-Bausteine), Art. 32 DSGVO sowie den ENISA-Empfehlungen für Cloud-Sicherheit (2023). Bausteinreferenzen: ORP.4 (Identitäts- und Berechtigungsmanagement), SYS.1.1 (Allgemeiner Server), APP.3.1 (Webanwendungen), NET.1.1 (Netzarchitektur und -design), CON.3 (Datensicherungskonzept), OPS.1.1.3 (Patch-Management), DER.1 (Detektion sicherheitsrelevanter Ereignisse), DER.2.1 (Behandlung von Sicherheitsvorfällen).

Fassung Oktober 2026. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese Maßnahmen aktuell zu halten und wesentliche Änderungen unverzüglich mitzuteilen.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Maßnahme Beschreibung / Umsetzung
Zugangskontrolle
(physisch)
Die Plattform wird auf einem dedizierten Server der Hetzner Online GmbH betrieben, der ausschließlich für Custodio genutzt wird, im Rechenzentrum Nürnberg. Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert. Physische Sicherheit durch Hetzner: Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Brandschutz, redundante Stromversorgung.
Zutrittskontrolle
(logisch/System)
Zugang zur Plattform nur für authentifizierte Benutzer: Passwortrichtlinie (mind. 12 Zeichen, Komplexitätsregel), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA/TOTP) für alle administrativen Zugänge, automatische Session-Timeouts, individuelle Benutzerkonten (keine Gruppenaccounts), Serverzugang per SSH mit Schlüssel oder Passwort, fail2ban gegen Brute-Force-Angriffe.
Zugriffskontrolle
(Datenzugriff)
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (RBAC), Lese- und Schreibrechte getrennt. Need-to-Know-Prinzip, Least-Privilege-Prinzip. Mandantentrennung: jeder Kunde sieht ausschließlich eigene Daten; die Trennung erfolgt in der Anwendung, jede Abfrage ist an die Mandantenkennung gebunden, automatische Prüfungen sichern das ab. Löschungen und sicherheitsrelevante Ereignisse werden protokolliert. Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen (mindestens halbjährlich).
Trennungskontrolle Strikte Mandantentrennung in der Anwendung (siehe Zugriffskontrolle).
Pseudonymisierung / Verschlüsselung Verschlüsselung at rest: hochgeladene Dateien und besonders schutzbedürftige Felder (z. B. Zwei-Faktor-Geheimnisse, Zugangsdaten zu Schnittstellen) werden verschlüsselt gespeichert. Verschlüsselung in transit: TLS 1.3 (Fallback TLS 1.2) für alle Verbindungen. Passwörter werden ausschließlich als salted Hashes gespeichert (bcrypt/argon2).

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Maßnahme Beschreibung / Umsetzung
Weitergabekontrolle Unbefugte Weitergabe wird verhindert durch: TLS 1.3/AES-256 für alle Datenübertragungen, HSTS (HTTP Strict Transport Security) erzwungen, keine unverschlüsselte E-Mail-Übermittlung von personenbezogenen Daten, API-Zugriffe nur über authentifizierte und verschlüsselte Verbindungen, Rate-Limiting für alle API-Endpunkte.
Eingabekontrolle Protokollierung von Löschungen und sicherheitsrelevanten Ereignissen mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Aktion. Die Protokolle werden nach Vertragsende mit dem Mandanten gelöscht, das Anmeldeprotokoll nach 90 Tagen. Input-Validierung und Output-Encoding gegen XSS/SQL-Injection.
Transportverschlüsselung Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS 1.3 bevorzugt, TLS 1.2 minimum). HSTS mit min. 1 Jahr max-age. Forward Secrecy (ECDHE) für alle Cipher-Suites. SSL-Labs-Rating: A+ angestrebt.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b, c DSGVO)

Maßnahme Beschreibung / Umsetzung
Verfügbarkeitskontrolle Rechenzentrum Nürnberg der Hetzner Online GmbH mit redundanter Stromversorgung und Brandschutz. Angestrebte Plattform-Verfügbarkeit: ≥ 99,5 %. Monitoring mit automatischem Alerting bei Ausfällen (Uptime-Monitoring 24/7). Definierte Recovery-Ziele: RTO ≤ 4h, RPO ≤ 24h.
Datensicherung (Backup) Stündliche und tägliche automatisierte Vollsicherung der Datenbank. Alle Sicherungen werden verschlüsselt (GPG). Tägliche Kopie auf separatem Storage bei Hetzner (georedundant innerhalb Deutschlands). Der Schlüssel wird getrennt offline verwahrt. Monatliche Wiederherstellungstests mit Bericht. Aufbewahrung: stündliche Sicherungen 48 Stunden, tägliche Sicherungen 14 Tage, ausgelagerte Sicherung 30 Tage. Kein Langzeit- oder Jahresarchiv — ein solches wäre mit der zugesicherten Löschung aus allen Sicherungen nicht vereinbar.
Patch-Management Kritische Sicherheitslücken werden binnen 7 Tagen behoben; Sicherheitsupdates des Betriebssystems werden automatisch täglich eingespielt. Regelmäßige Updates des Betriebssystems, der Anwendung und aller Abhängigkeiten. Nächtliche Schwachstellenscans (Trivy, pip-audit). Automatische Prüfungen bei jeder Änderung und vor jedem Rollout (Tests, Sicherheitsprüfungen, Linting).
Firewall / Netzwerksicherheit Server-Firewall (iptables/nftables) mit Whitelist-Ansatz. Nur benötigte Ports geöffnet (80/443 für HTTP/HTTPS, 22 für SSH). DDoS-Schutz über Hetzner. Fail2ban gegen Brute-Force-Angriffe. Netzwerksegmentierung: Datenbank nicht direkt aus dem Internet erreichbar. Regelmäßige Sicherheits-Audits.
Malware-Schutz Jede hochgeladene Datei wird vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft; gespeicherte Dateien werden regelmäßig erneut geprüft. Container-Scanning für Abhängigkeiten. Automatische Signaturen-Updates.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Maßnahme Beschreibung / Umsetzung
Datenschutz-Management Datenschutz-Managementsystem implementiert. Bestellter Datenschutzbeauftragter. Jährliche Datenschutz-Schulungen für alle Mitarbeitenden (mit Teilnahmenachweis). Verpflichtung zur Vertraulichkeit (§ 53 BDSG / § 203 StGB).
Incident-Response Dokumentierter Prozess zur Erkennung, Bewertung und Meldung von Datenschutzverletzungen (24h-Erstmeldung intern, 72h-Frist Art. 33 DSGVO an Aufsichtsbehörde). Kontaktperson für Sicherheitsvorfälle benannt. Eskalationsmatrix definiert. Post-Incident-Review obligatorisch.
Auftragskontrolle Verarbeitung ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Kein eigenständiges Handeln. Weisungsänderungen werden vor Ausführung schriftlich bestätigt. Weisungsregister wird geführt.
Datenschutz durch Technikgestaltung Privacy-by-Design und Privacy-by-Default (Art. 25 DSGVO): Datenminimierung bei der Systementwicklung, datenschutzfreundliche Standardeinstellungen, keine unnötigen Tracking-Cookies oder Analytics. Opt-in statt Opt-out. Minimale Datenerhebung in Formularen. Automatische Löschroutinen für temporäre Daten.
Sicherheitsprüfungen Regelmäßige interne Sicherheitsprüfungen der Plattform. Automatische Sicherheitsscans bei jeder Änderung und nächtlich, einschließlich Prüfung der Abhängigkeiten auf bekannte Schwachstellen (CVE). Ergebnisse werden dokumentiert und Funde zeitnah behoben.

5. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen / Privacy by Design & Default (Art. 25 DSGVO)

Art. 25 DSGVO verpflichtet zur Umsetzung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen bereits bei der Entwicklung und Konfiguration der Plattform.

Grundsatz Konkrete Umsetzungsmaßnahmen
Datenminimierung
(Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Es werden ausschließlich Daten erhoben und verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck zwingend erforderlich sind. Pflichtfelder beschränken sich auf das Minimum.
Zweckbindung
(Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Daten werden ausschließlich für den im AVV definierten Zweck genutzt. Keine zweckfremde Nutzung. Kundendaten werden nicht für KI-Modelltraining verwendet. Keine Weitergabe an Dritte ohne Rechtsgrundlage oder Weisung.
Datensparsamkeit (Default)
(Art. 25 Abs. 2 DSGVO)
Standardmäßig werden nur die für den Verarbeitungszweck notwendigen Daten verarbeitet. Keine unnötigen Tracking-Cookies oder Analytics als Default. Keine automatische Datenerhebung im Hintergrund.
Speicherbegrenzung
(Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Personenbezogene Daten werden nicht länger als notwendig gespeichert. Löschkonzept dokumentiert. Automatisierte Löschroutinen für temporäre Daten, abgelaufene Sessions und gelöschte Accounts (30 Tage nach Vertragsende). Löschprotokoll wird geführt.
Transparenz Betroffene Personen werden verständlich über die Datenverarbeitung informiert (Art. 13/14 DSGVO). Datenschutzerklärung ist aktuell, verständlich und leicht auffindbar. Betroffenenrechte können einfach ausgeübt werden.

6. KI-Funktionen

KI-Funktionen sind auf der Plattform nicht freigeschaltet; es findet keine KI-Verarbeitung von Daten des Auftraggebers statt. Vor einer Freischaltung wird dieser AVV ergänzt.

Der Auftragnehmer bestätigt mit Bereitstellung dieses AVV, dass die oben aufgeführten Maßnahmen implementiert sind. Änderungen an den TOM, die das vereinbarte Schutzniveau beeinflussen, sind dem Auftraggeber unverzüglich (mind. 4 Wochen vorab, bei kritischen Änderungen sofort) mitzuteilen. Nachweise zu diesen Maßnahmen stellt der Auftragnehmer auf Anfrage innerhalb von 10 Werktagen in geeigneter Form zur Verfügung.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Custodio | NordPrax GmbH, Rudower Chaussee 29, 12489 Berlin | HRB 239739 B (AG Charlottenburg) | info@custodio-compliance.de | Version 2.0, Fassung Oktober 2026 | Dieser Vertrag ist Bestandteil der Nutzungsvereinbarung für die Plattform Custodio.